За нотариусами закреплены исключительные полномочия по хранению документов. Под такую ответственность целесообразно передавать особенно ценную документацию, когда есть риск ее утери. Это могут быть свидетельства, письменные вещественные доказательства, расписки, договора, в безопасности которых есть сомнения. Так же хранят и документы, представляющие интеллектуальную собственность (чертежи, рукописи, патенты) и т. п.
Нотариус хранит документы в соответствии с ФЗ № 77 от 23.11.1994 и с Основами законодательства о нотариате от 1993 г. В соответствии с этими актами, можно передавать следующие документы:
Внимание! Все остальное, что не соответствует понятию «документ», например, ценные бумаги, печати и т. д., нотариус не имеет права принимать на хранение. Для сохранности этих объектов стоит приобрести депозитную ячейку в банке.
Возможно два варианта подачи документов: в открытом и в закрытом (упакованном) виде. В первом варианте процесс состоит из следующих этапов:
Внимание! Иногда по желанию клиента возможно принятие нотариусом документов без составления описи. В этом случае сданный материал упаковывается должным образом. Нотариус ставит печать, а лицо, сдавшее документы, подпись. Важность приобретает сохранность упаковки. За нее несет ответственность нотариус.
Ст. 96 ГК РФ регулирует сроки, в течение которых нельзя уничтожать документы, сданные на хранение. Также требования обозначены в Законе о защите прав потребителей и Приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.
Важность и вид документа влияют на продолжительность хранения, поэтому могут сильно отличаться:
Длительное время хранят личные дела работников и трудовые договоры. Здесь есть одна особенность. Документы оформленных до 2003 года работников хранят 75 лет, а оформленных после 2003 года — 50 лет. Такой длительный срок объясняется востребованностью данных документов, например, при необходимости восстановить трудовые книжки или при расчете величины выплат работнику по достижении пенсионного возраста.
Дополнительная информация. Чеки об оплате за ЖКХ-услуги нужно либо распечатывать, либо хранить в цифровом формате в отдельной папке на компьютере.
При необходимости сохранить ценные документы и сомнении в их безопасности легко решить эту проблему, отдав их на хранение нотариусу.