Принятие на хранение документов в 2021 году

За нотариусами закреплены исключительные полномочия по хранению документов. Под такую ответственность целесообразно передавать особенно ценную документацию, когда есть риск ее утери. Это могут быть свидетельства, письменные вещественные доказательства, расписки, договора, в безопасности которых есть сомнения. Так же хранят и документы, представляющие интеллектуальную собственность (чертежи, рукописи, патенты) и т. п.

Что можно отдать на хранение под нотариальную ответственность?

Нотариус хранит документы в соответствии с ФЗ № 77 от 23.11.1994 и с Основами законодательства о нотариате от 1993 г. В соответствии с этими актами, можно передавать следующие документы:

• текстовые в бумажном формате;
• аудио- и видеозаписи (на любом носителе);
• графические изображения (в бумажном, цифровом и других вариантах).

Внимание! Все остальное, что не соответствует понятию «документ», например, ценные бумаги, печати и т. д., нотариус не имеет права принимать на хранение. Для сохранности этих объектов стоит приобрести депозитную ячейку в банке.

Процесс передачи документов

Возможно два варианта подачи документов: в открытом и в закрытом (упакованном) виде. В первом варианте процесс состоит из следующих этапов:

1. Клиент приходит в офис нотариуса и передает ему документы. Происходит идентификация личности. Когда он выступает представителем юридического лица, проверяют его право на данное представительство.
2. Нотариус составляет опись представленных документов. Может присутствовать не одно лицо, а несколько, заинтересованных в данном действии. В опись входит название документа, указание реквизитов, описание и другие важные параметры, позволяющие идентифицировать документы.
3. Нотариус запечатывает и скрепляет своей печатью документы. Остальные лица, имеющие непосредственное отношение к процессу, ставят свои подписи.
4. На завершающем этапе клиенту выдается свидетельство.

Внимание! Иногда по желанию клиента возможно принятие нотариусом документов без составления описи. В этом случае сданный материал упаковывается должным образом. Нотариус ставит печать, а лицо, сдавшее документы, подпись. Важность приобретает сохранность упаковки. За нее несет ответственность нотариус.

Сколько хранятся документы

Ст. 96 ГК РФ регулирует сроки, в течение которых нельзя уничтожать документы, сданные на хранение. Также требования обозначены в Законе о защите прав потребителей и Приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

Важность и вид документа влияют на продолжительность хранения, поэтому могут сильно отличаться:

• 14 дней хранят чеки на приобретение товаров и этикетки;
• 5 лет — договора об оказании услуг, с контрагентами, выписки из банка (для ООО);
• 5 лет и дольше — декларации для ФНС;
• 1 месяц — выписки из регистрационной нотариальной книги, когда объектом сделки является недвижимость;
• 3 года — квитанции об оплате услуг ЖКХ (исходя из сроков исковой давности) и т.д.

Длительное время хранят личные дела работников и трудовые договоры. Здесь есть одна особенность. Документы оформленных до 2003 года работников хранят 75 лет, а оформленных после 2003 года — 50 лет. Такой длительный срок объясняется востребованностью данных документов, например, при необходимости восстановить трудовые книжки или при расчете величины выплат работнику по достижении пенсионного возраста.

Дополнительная информация. Чеки об оплате за ЖКХ-услуги нужно либо распечатывать, либо хранить в цифровом формате в отдельной папке на компьютере.

При необходимости сохранить ценные документы и сомнении в их безопасности легко решить эту проблему, отдав их на хранение нотариусу.