Передача документов на хранение нотариусу

Нотариус принимает документы на хранение ради обеспечения безопасности. Несмотря на то что большинство ценных документов оцифровано и хранится в электронных базах данных, услуга остается востребованной по сей день.

Зачем нужно хранить документы в нотариальной конторе

В нотариальную контору передают:

• свидетельства и письменные доказательства, от целостности которых зависит финансовое положение гражданина, его личная безопасность или гарантии. Сюда входят долговые расписки, оригиналы договоров, ценные письма и другие бумаги;
• удостоверения, представляющие интеллектуальную собственность: патенты, лицензионные договоры, рукописи, чертежи.

Под ответственность нотариуса на хранение сдают не только текстовые материалы. Сюда включают любые материальные носители информации, которые соответствуют законодательству.

На хранение можно отдать:

• текстовые документы на бумаге или электронных носителях;
• аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых;
• графические изображения: фотографии, рисунки, фотопленку;
• видеозаписи.

На хранение нельзя сдавать печати юридического лица, денежные банкноты, ценные бумаги и другие вещи, которые не подпадают под категорию «документация». Для безопасности материальных ценностей необходимо воспользоваться услугой аренды банковской ячейки. Также нотариус не принимает бумаги, которые содержат государственную или коммерческую тайну.

Как происходит сдача в архив нотариальной конторы

Сдача в архив происходит в несколько этапов:

• подтверждение личности гражданина, сдающего документы на хранение, или его права быть представителем юридической организации. Основной документ — паспорт собственника, а если действует представитель — доверенность;
• составление подробной описи в присутствии заинтересованных лиц. В нее входят: название, реквизиты, отчет о состоянии носителей и все параметры, которые позволят идентифицировать документы;
• запечатывание документов и скрепление их печатью нотариуса, а также подписи участников процедуры передачи на хранение;
• выдача свидетельства, которое подтверждает факт принятия пакета с указанием срока хранения.

Если носители информации были заранее упакованы, нотариусу останется лишь составить опись пакета.

Что нужно, чтобы вернуть документы

Длительность хранения не установлена законодательно и обсуждается индивидуально. Важно указать и запомнить сроки в заявлении и нотариальном свидетельстве. Если гражданин или юрлицо захотят забрать документы раньше этой даты, необходимо предъявить свидетельство и опись. Возврат материалов через суд происходит лицу, указанному в Постановлении суда. Для этого нотариус потребует предъявить судебные материалы с приказом об изъятии.

По истечении установленного срока собственник документов или его доверенное лицо должны предоставить:

• свидетельство, подтверждающее взятие документов;
• опись, составленную при сдаче носителей информации;
• удостоверение личности;
• доверенность, если возвращают представителю.

Нотариус извлекает содержимое пакета, сверяет его с описью и передает собственнику.

За месяц до истечения срока хранения заявитель получает уведомление.