Пошаговая инструкция заверения протокола

С 2014 года законодатель ввел обязанность участников ООО нотариально заверять протоколы своих собраний, если они касаются изменения состава учредителей, одобрения крупной сделки, увеличения уставного капитала и другие.

Как получить услугу

Заверение протокола собрания участников общества возможно только в случае личного присутствия нотариуса на таком собрании/либо через своего представителя. Следовательно, при обращении к специалисту необходимо направить нотариусу заявление с просьбой удостоверить решения общего собрания участников общества.

К заявлению потребуется приложить:

• документы, подтверждающие полномочия лица на обращение к нотариусу;
• решение о проведении собрания с указанием его повестки;
• список лиц, которые наделены правом голоса.

Согласовав дату собрания участников общества с нотариусом, важно подготовиться к проведению такого собрания. По результатам его проведения нотариус оформляет свидетельство, в котором фиксирует принятые решения и состав участников, участвующих в собрании.

Список необходимых документов

При обращении к нотариусу для получения соответствующей услуги также необходимо предоставить ему:

• учредительные документы компании;
• положение о созыве и порядке проведения собрания участников общества;
• список лиц, имеющих право на участие в собраниях;
• документы, подтверждающие полномочия участников;
• паспорта участников.

Заверяя протокол собрания участников общества, нотариус фиксирует не только принятые на нем решения, но и состав его участников. Предполагается, что такое заверение многократно снижает риск злоупотреблений и мошеннических действий со стороны недобросовестных участников общества или злоумышленников.

До начала собрания нотариус в обязательном порядке проверит:

• действительность данных о регистрации юридического лица;
• наличие у участников собрания полномочий на принятие соответствующих решений;
• наличие кворума, который необходим для признания собрания состоявшимся, а решения — принятым.

Зачем нотариально заверять протоколы общих собраний участников?

Такое требование установлено ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ. Его обязательность подтвердил и Верховный Суд в Обзоре судебной практики от 25.12.2019 года.

Требование введено с целью исключения возможности фальсификации таких протоколов. Если решение собрания участников ООО будет фальсифицировано, воспользовавшись таким документом, мошенники могут причинить крупный ущерб государству и бизнесу, вплоть до полного захвата компании. Обязательное участие нотариуса на таких собраниях — гарантия законности и реальности принятых на них решений.

Последствия несоблюдения требования о нотариальном заверении протокола в 2022 году

Если такой протокол нужен для предоставления в ИФНС, инспекция откажет в принятии документов и совершении любых действий на его основании. Кроме того, отсутствие надлежащим образом заверенного решения может лишить компанию права участия в торгах, тендерах и конкурсах, если по их условиям необходимо предоставление такого документа.

А можно без нотариуса?

Можно, но при соблюдении ряда условий. Так, нотариальное удостоверение протокола собрания участников ООО не потребуется, если уставом такого общества предусмотрен иной порядок его заверения. Однако решение о выборе альтернативного способа заверения должно быть нотариально удостоверено, так что совсем без участия нотариуса обойтись не получится.