ФЗ № 536, принятый в конце декабря 2022 г., продлил срок действия электронных подписей (ЭП) до 31.08.2023 г. Юридическая норма касается всех физлиц, работающих с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью), а также учреждений и коммерческих центров, занимающихся изготовлением удостоверяющих устройств. Смогут ли ИП работать с УКЭП физлица, и какие изменения в работе с ЭП произошли в 2023 г., подробно разъясняет нотариус.
Электронная подпись подтверждает достоверность и авторство подписываемого документа, использующегося в документообороте онлайн. ЭП придает любой официальной бумаге юридическую значимость, поэтому ею часто пользуются предприниматели, подписывающие акты, налоговую отчетность, накладные, счета-фактуры.
Главное изменение этого года для ИП заключается в следующем: использование с 01.09.2023 г. электронной подписи физлица, выданной в коммерческих центрах (УЦ) до принятия ФЗ № 536, прекращается. Теперь для ведения предпринимательской деятельности придется получать УКЭП, которые будет выдавать только ФНС. Работать с ЭП из УЦ будет запрещено. Наряду с УКЭП физлица, необходимо будет пользоваться в работе МЧД (машиночитаемой доверенностью).
Предоставленная отсрочка позволит бизнесменам постепенно подготовиться к введенным изменениям, чтобы изменить правила оформления МЧД и порядок работы специалистов с электронной подписью. Для этого понадобится обратиться в ФНС для обновления ЭП за 2 недели до окончания срока действия подписи (01.09.2023 г.).
Будет разрешено также пользоваться удостоверенными ЭП от Федерального казначейства (бюджетные организации) и Центробанка (финансовые компании) при наличии сертификата, выданного на использование подписи до 15 месяцев с момента выхода ФЗ № 536. После окончания срока действия ЭП и сертификата нужно будет обновлять его через ФНС и указанные выше уполномоченные учреждения.
Можно ли онлайн перевыпустить сертификат ЭП после вступления в силу изменений? В 2023 г. это смогут сделать не все предприниматели, а только те, у кого уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС, на условиях того, что информация о физлице (реквизиты, адрес и ФИО) не изменялась.
Для этого ИП должен через личный кабинет зайти на официальный сайт ФНС и написать заявление. Ведомство налоговой службы выпустит новый удаленный сертификат, а старый отзовет автоматически.
Но здесь есть один нюанс: получить новый сертификат можно будет только по собственным документам. По доверенности, даже заверенной нотариусом, сделать это нельзя. Перевыпуск УКЭП будет проводиться только при личном присутствии заинтересованного лица.
При личном посещении ФНС необходимо будет представить документы и сертифицированный токен, заполнить заявление, дождаться получения УКЭП. Записываться в очередь для этого не потребуется, так как прием граждан осуществляется в порядке живой очереди, по работающему графику налоговой службы.
С заявлением подаются такие документы:
ИП смогут работать без УКЭП физлиц ФНС только до указанной даты — 01.09.2023 г., так что стоит заранее подготовиться к перевыпуску электронной подписи. В отличие от физлиц, ИП должен вносить данные об использовании ЭП в ЕГРИП, а при работе с алкогольной продукцией, продажу которой нужно регистрировать через ЕГАИС, в сведения по УКЭП вносят и ИНН.
Для работы на нескольких точках предпринимателю достаточно только одной удостоверенной подписи из ФНС. При работе с товаром, зарегистрированным в ЕГАИС, можно будет использовать любое количество ЭП физлица, потому что сведения по ИНН между собой на 100 % совпадут. Получить электронную подпись ИП юридические лица и нотариусы смогут в любом налоговом органе.
По новым правилам, УКЭП скопировать на другие устройства будет нельзя — они станут полностью неэкспортируемыми. Передавать личную ЭП не рекомендуется в связи с участившимися случаями мошенничества, даже на рабочем месте. Необходимо помнить, что электронная подпись обеспечивает сохранение важных информационных данных и их конфиденциальность, поэтому не должна попасть в руки злоумышленников.
Руководителям предприятий рекомендуется для доверенных лиц сделать собственную УКЭП и МЧД, чтобы обезопасить предприятие от ненужной компрометации и административных штрафов, что могут возникнуть в результате действия недобросовестных лиц. Личную УКЭП никому передавать нельзя. Если выяснится, что ее использует в своих целях другое лицо, электронная подпись аннулируется.
