В 2023 году процедура оформления трудовых книжек выполняется в соответствии с Национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом документация оформляется согласно положениям приказа Росстандарта, в котором прописано существенное изменение: при выдаче копии для сторонней организации в надписи, заверяющей ее, указывается место, где хранится оригинал.
Профессиональный путь в полном объеме фиксируется в трудовой книге. Эта информация может потребоваться не только при трудоустройстве. Заверенная копия документа нужна в следующих случаях:
Оформление заверенной копии трудовой книги нередко делается в качестве подстраховки на случай возникновения в будущем ситуации, когда такой документ потребуется. Этот подход решает множество проблем, помогает в непредвиденных ситуациях, при которых с получением оригинала могут возникнуть сложности. Форс-мажор случается сравнительно редко, но он не исключен.
Как показывает практика, процесс восстановления данных книги (особенно если мест трудоустройства было много) крайне сложен, требует траты времени, сил и нервов. Хранение «на всякий случай» копий важных документов у многих вошло в привычку. Трудовая книга — не исключение. Получить ее копию можно по требованию без объяснения причин, поэтому сложностей не возникает.
Трудовым кодексом (статья 62) гарантировано право работника получить заверенную копию документа в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. Услуга предоставляется бесплатно.
В соответствии с внутренними правилами работодателя, сотрудник составляет заявление письменно или в электронном виде в произвольной форме или по установленному образцу.
Для получения копии можно обратиться:
Сотрудникам ИП все вопросы, связанные с оформлением, решает сам предприниматель или нанятый им бухгалтер.
Копию заверяют на каждой странице или после прошивки всего документа. Во втором случае на титульный лист наклеивается бумажная пломба с указанием всех данных о количестве страниц. Обязательна надпись «копия верна», указание должности сотрудника, который делал копию документа, даты его выдачи.
Также вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время в указанной организации, месте хранения оригинала трудовой книги. Законом не регламентированы требования к методу нанесения стандартных надписей. Отметка «копия верна» может наноситься с помощью штампа или вручную.
Срок годности копии трудовой книги не регламентирован. Но нужно учитывать тот факт, что она должна полностью соответствовать оригиналу. Поэтому внесение любых изменений, новых записей делает ее недействительной. Для подачи в любые инстанции потребуется новый вариант.
Также стоит заранее уточнить допустимый срок давности оформления в организации, для которой требуется копия трудовой книги. К примеру, для банков стандартное требование при кредитовании — дата прилагаемых документов не должна быть старше 1 месяца.
