Особенности электронного документооборота в 2023 году

Бумажная документация постепенно заменяется электронной, что более удобно и позволяет ускорить, структурировать большинство процессов. Это и учитывалось при внедрении правил документооборота, вступающих в силу в 2023 году. Планируется перевод в электронный формат ряда документов, ранее составлявшихся и хранившихся в бумажном виде. Изменения будут происходить на основании ряда приказов Минфина России, ч.1 ст. 22.2 ТК РФ, а также ч.8 ст. 22.1 ТК РФ.

Основные изменения в электронном документообороте в 2023 году

Изменения в электронном документообороте (ЭДО) позволят своевременно актуализировать данные, в том числе регистрационные, учетные, а также дают возможность своевременно вносить изменения, вести контроль, импортировать, хранить важную информацию. Из основных нововведений в ЭДО в 2023 году можно выделить:

• организации бюджетного типа постепенно должны перейти преимущественно на электронный документооборот;
• ЭДО должен осуществляться по обновленным правилам и требованиям Минтруда. Они регламентируются ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ. Можно не дублировать часть документов в бумажном виде, электронная подпись должна соответствовать оформляемому документу;
• документы в электронном виде должны иметь единый формат или быть унифицированными. Уже разработаны единые форматы часто используемых документов, включая реестры, накладные, сопроводительные, отчетные ведомости и другие;
• изменения требований и обязанностей операторов ЭДО. Передача определенных данных в налоговую, например, счетов-фактур, должна проходить с указанием реквизитов прослеживаемости;
• введение автоматической электронной подписи. Нововведение вступает в силу для операторов ЭДО в июле 2023 года, но не коснется Федерального Казначейства.

Часть изменений вступила в силу в начале 2023 года, другие — в марте, часть начнет действовать с июля. С ними можно ознакомиться в соответствующих нормативных, правовых актах.

Виды электронных подписей

Простая электронная подпись — составленная на основании кодов, паролей, логинов и специальных средств. Чаще всего используется для входа на сайты.

Усиленная электронная подпись — является более надежной. Формируется на основании криптографических алгоритмов и позволяет определить лицо, которое подписало документ.

Нотариусы в своей деятельности используют усиленную квалифицированную электронную подпись.

Требования к нотариально оформленному документу в электронной форме

Такие требования устанавливаются Приказом Министерства юстиции РФ от 30 сентября 2020 г. N 227. Требования определяют формат, выданного нотариусом документа, так нотариус изготавливает документ в форматах XML и PDF (с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель).

Форма XML, например, используется при выдаче нотариусом свидетельства о регистрации уведомления о залоге движимого имущества.

Форма PDF может быть использован при выдаче постановления об отказе в совершении нотариального действия.

Удостоверенный, совершенный или выданный нотариусом документ в электронной форме подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Проверить подлинность подписи изготовленных в электронной форме документов возможно с помощью специального программного обеспечения, которые имеются у нотариуса.