Нотариальные копии учредительных документов

Юридические лица в процессе своей деятельности взаимодействуют со многими организациями. Предоставляются или покупаются услуги, подаются отчеты, приобретается оборудование, и заключаются различные договоры. Для оформления правоотношений между сторонами в ряде случаев требуются нотариально заверенные копии учредительных документов.

Зачем требуется заверить учредительные документы нотариально?

Заверение нотариально учредительных документов в ряде случаев определено требованиями закона. В частности, в силу п. 3 ч. 1 ст. 17 ФЗ № 14 при принятии решения единственным учредителем этот факт должен быть удостоверен нотариально. Также нотариальное удостоверение документов необходимо и по требованию контролирующих органов, а также для прозрачности и утверждения законности проводимой сделки.

Нотариальные копии учредительных документов могут потребоваться и в следующих случаях:

• для участия в тендере в рамках ФЗ № 44 или ФЗ № 223 (приложение пакета документов к заявке);
• при обращении в кредитные учреждения (оформление займа);
• при участии в судебных разбирательствах;
• по запросу надзорных органов (прокуратура, полиция, налоговая инспекция);
• при внесении изменений в Устав (увеличение или уменьшение уставного капитала, выход из состава учредителей одного из участников, принятие решения единственным участником);
• при покупке недвижимости в долях;
• при участии в инвестиционных проектах.

Как заверить копию учредительных документов?

В силу ст. 42 «Основ законодательства РФ о нотариате» при совершении нотариальных действий нотариус обязан установить личность обратившегося лица. От имени юридического лица выступает представитель учреждения, который должен представить:

• удостоверение личности (паспорт) и копию удостоверения (все страницы);
• оригинал доверенности на представление интересов учреждения.

Составляется заявление о заверении нотариально учредительных документов, к которому они и прилагаются. Количество заверяемых копий варьируется в зависимости от участников и потребностей организации. Один экземпляр всегда остается у нотариуса, и его копия в электронном варианте попадает в общую информационную базу.

В ряде случаев, к примеру, для участия в тендерных закупках, представление учредительных документов, а также иных данных организации проводится в электронном виде. В рамках ст. 44.2 Основ о нотариате, нотариусы уполномочены производить нотариальное удостоверение и в электронном виде путем проставления квалифицированной электронной подписи.

За оказанием услуги в виде нотариального удостоверения учредительных документов можно обратиться в любую нотариальную контору. Также нотариус вправе оказывать услуги и удаленно в рамках ст. 44.3 Основ о нотариате.

В каком виде представляются учредительные документы нотариусу

Свидетельство верности копий документов оформляется удостоверительной надписью нотариуса. Для проведения процедуры удостоверения копий учредительных документов либо же выписок из них представитель юридического лица должен представить:

1. Оригиналы всех документов, подлежащих заверению в копиях. Поданные данные не должны содержать исправлений, помарок, приписок и иных повреждений либо же неточностей. В случае если документ состоит из нескольких листов, все листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены мокрой печатью.
2. Копии документов к заверению в необходимом количестве, если есть такая возможность. В большинстве случаев ксерокопии делаются в нотариальной конторе во избежание подлога данных либо же допущения иных неточностей.
3. Квитанцию об оплате госпошлины в рамках п. 21 ч. 1 ст. 333.24 НК РФ.