Выдача выписки из реестра регистрации нотариальных действий

В процессе оформления сделок, доверенностей, наследственных документов и других юридически значимых бумаг иногда возникает необходимость подтвердить, что определенное нотариальное действие действительно совершалось. Самого документа может оказаться недостаточно: например, он утрачен, его реквизиты неизвестны либо требуется официально подтвердить сведения о проведенной нотариальной процедуре. В такой ситуации может потребоваться выписка из реестра нотариальных действий.

Нотариальные действия подлежат обязательной регистрации. Сведения о них вносятся в соответствующий реестр, а в электронной форме реестры входят в Единую информационную систему нотариата.

Что представляет собой выписка из реестра

Выписка — это официальный документ, содержащий сведения о зарегистрированном нотариальном действии. Она не заменяет договор, доверенность, свидетельство или иной документ, который был оформлен нотариусом. Ее задача другая — зафиксировать информацию о том, что определенное действие было совершено и зарегистрировано.

В документе могут отражаться регистрационный номер, дата и время совершения действия, сведения о заявителе, вид и содержание нотариального действия, данные нотариуса, а также информация об оплате.

Таким образом, выписка позволяет восстановить важные обстоятельства нотариального оформления и подтвердить их официальными сведениями из реестра.

В каких случаях требуется выписка

Необходимость в получении такого документа возникает по разным причинам. На практике выписку запрашивают, когда нужно документально подтвердить факт обращения к нотариусу или совершения конкретного действия.

Например, документ может понадобиться для представления в суд. Если между сторонами возник спор о том, заключалась ли определенная сделка, выдавалась ли доверенность или совершалось ли другое нотариальное действие, сведения из реестра способны иметь доказательственное значение при рассмотрении дела. При этом окончательную оценку документу дает суд с учетом всех обстоятельств дела.

Выписка также может использоваться для подтверждения нотариальных расходов. В ней предусмотрены сведения об оплате нотариального действия, поэтому документ может быть полезен, когда необходимо подтвердить факт и размер произведенного платежа.

Еще одна распространенная ситуация — утрата первоначального документа или необходимость уточнить его реквизиты. Выписка помогает установить сведения о зарегистрированном действии, после чего можно определить дальнейший порядок получения необходимых документов.

Кто вправе получить сведения

Доступ к информации о нотариальных действиях не является свободным. Нотариус не может выдавать такие сведения любому человеку только по его желанию. Закон устанавливает круг лиц, которым информация предоставляется с учетом требований о нотариальной тайне и защите персональных данных.

По письменному заявлению выписка выдается лицам и организациям, которые имеют предусмотренное законом право на получение соответствующих сведений. В частности, действующее законодательство предусматривает выдачу выписок по письменному заявлению лиц, обратившихся за совершением нотариального действия самостоятельно либо через представителя, если законом не установлены специальные ограничения.

Отдельно предусмотрено предоставление сведений государственным органам и иным уполномоченным субъектам в случаях, установленных законом. Поэтому перед обращением важно определить не только реквизиты нужного нотариального действия, но и наличие у заявителя права на получение информации.

Как получить выписку из реестра нотариальных действий

Основным основанием для получения документа является письменное заявление. В нем желательно максимально точно указать сведения, которые позволят нотариусу найти нужную запись: свои данные, предполагаемую дату совершения действия, вид нотариального действия, сведения о нотариусе, регистрационный номер, если он известен.

Если обращается представитель, необходимо подтвердить соответствующие полномочия. Юридическому лицу также следует учитывать требования к оформлению обращения и подтверждению полномочий лица, действующего от его имени.

На практике чем больше исходной информации указано в заявлении, тем проще идентифицировать нужную запись. Если заявитель помнит только примерный период, следует сообщить его и дополнить заявление другими известными обстоятельствами.

Выписка формируется на основании сведений, содержащихся в реестре. При этом современная система нотариата предусматривает ведение электронных реестров, включая реестр нотариальных действий.

Можно ли использовать выписку в суде

Да, если она получена надлежащим образом и относится к рассматриваемым обстоятельствам, выписка может быть представлена суду в качестве письменного доказательства. Она позволяет подтвердить сведения о регистрации нотариального действия и его основных реквизитах.

Однако важно понимать разницу между подтверждением факта нотариального действия и подтверждением всех обстоятельств спорных отношений. Выписка свидетельствует о наличии соответствующей записи в реестре, но сама по себе не решает вопрос о наличии задолженности, исполнении обязательств или иных обстоятельствах, которые суд устанавливает на основании совокупности доказательств.

При необходимости суд также вправе самостоятельно истребовать необходимые сведения в установленном порядке.

Выписка и копия нотариального документа — это не одно и то же

Эти документы часто ошибочно воспринимают как взаимозаменяемые. Выписка содержит сведения из реестра, тогда как копия или дубликат относится непосредственно к нотариально оформленному документу.

Если, например, утрачен нотариально удостоверенный договор, доверенность или иной документ, получение выписки не всегда решает проблему. В зависимости от ситуации может потребоваться дубликат документа либо другой предусмотренный законом способ подтверждения его содержания.

Поэтому при обращении к нотариусу важно сразу объяснить, какая информация необходима и для какой цели она будет использоваться. Это позволит выбрать подходящий документ и не тратить время на получение неподходящей формы.

Что указать в заявлении

Специальный запрос лучше составлять максимально конкретно. В нем можно указать:

• фамилию, имя и отчество заявителя либо наименование организации;
• контактные данные;
• сведения о нотариусе, если они известны;
• предполагаемую дату или период совершения действия;
• вид нотариального действия;
• регистрационный номер, если он сохранился;
• причину, по которой требуется выписка;
• способ получения готового документа.

Заявление должно позволять однозначно понять, какие именно сведения запрашиваются. Если нужная запись относится к нескольким действиям, разумно перечислить их отдельно.

Что важно учитывать

Выписка из реестра нотариальных действий — не справочная распечатка и не свободная выписка из открытой базы. Сведения о нотариальных действиях защищены режимом нотариальной тайны, поэтому порядок их предоставления ограничен законом.

При этом реестр имеет важное практическое значение: каждое нотариальное действие регистрируется, а сведения о нем сохраняются в установленной системе. Поэтому даже при утрате бумажного документа можно установить информацию о факте его нотариального оформления, если у заявителя есть законные основания для получения соответствующих сведений.

Перед обращением к нотариусу желательно определить цель получения документа: для суда, подтверждения расходов, восстановления сведений об оформлении или решения другой юридической задачи. От этого зависит, достаточно ли будет выписки или потребуется другой нотариальный документ.